Controle de prazos processuais que começa na publicação

O que é um software de controle de prazos processuais?

É o sistema que transforma publicações e intimações em prazos contados e tarefas com dono, sem planilha no meio. No JudCase, a publicação chega sozinha, o prazo é calculado no calendário forense do processo e a tarefa vai para o responsável com vencimento no prazo interno. O escritório acompanha tudo numa tela de prazos com painel, agenda, lista e calculadora.

Para a rotina por trás disso, veja o guia de como controlar prazos processuais no escritório. Os prazos fazem parte do software jurídico do JudCase, junto com a gestão de processos.

De onde vêm as publicações e os andamentos?

De quatro fontes oficiais, sem digitação. O DJEN é consultado quatro vezes por dia pelas OABs dos advogados do escritório e pelos números dos processos monitorados. O Domicílio Judicial Eletrônico é lido pela conexão do escritório, o DataJud do CNJ passa por uma varredura diária e o PJe é consultado quando alguém pede a atualização pelo tribunal.

• A publicação casa com o processo pelo número CNJ, pela OAB ou pelo nome do advogado.
• Publicação de processo ainda não cadastrado, casada pela OAB, pode criar o processo. Casamento só pelo nome nunca cria.
• Cada andamento é classificado como decisório ou de expediente, por um dicionário que o escritório edita.

Como o prazo é calculado?

A partir do marco certo e no calendário do lugar do processo. O motor exclui o dia do começo, conta em dias úteis ou corridos conforme o rito e pula fins de semana, feriados nacionais, o recesso de 20 de dezembro a 20 de janeiro e os feriados e suspensões do estado, do tribunal e da comarca.

O resultado traz o prazo fatal, o prazo interno (o fatal menos a margem em dias úteis definida pelo escritório) e a memória de cálculo dia a dia, com prazo em dobro quando se aplica. O escritório cadastra os próprios feriados e suspensões, e os prazos abertos que atravessam a data são recalculados na hora. A calculadora faz a mesma conta sem gravar nada.

E quando o texto da publicação deixa dúvida?

O prazo nasce marcado para conferir, em vez de ser adivinhado. Quando o texto traz mais de um prazo, fala em prazo em dobro ou tem leitura incerta, a plataforma cria a tarefa de conferência e avisa o responsável na véspera e no dia. Quem confere escolhe o prazo lido, informa a data ou marca que não há prazo.

Como os prazos são distribuídos para a equipe?

Por regras que o escritório monta, sem triagem manual de cada publicação. Cada regra combina condições como tribunal, tipo de comunicação, tipo de documento, classe, vara, tags, cliente e palavras do texto, e escolhe o responsável de quatro formas: o responsável do processo, um rodízio da equipe, a pessoa da equipe com menos tarefas abertas ou um usuário fixo.

Vale a primeira regra ativa que casar, e a simulação mostra com quantas publicações dos últimos 30 dias a regra casaria antes de salvar. Cada tipo de publicação também pode abrir um checklist na tarefa (contestação, recurso ou sessão de julgamento) e sugerir uma solicitação, como a de custas.

Como a equipe é avisada antes do vencimento?

Pelo perfil de alerta de cada tipo de prazo. No perfil crítico, que por padrão vale para citação, sentença, acórdão e pauta de julgamento, o responsável recebe avisos cinco, três e um dia útil antes e no dia do vencimento. Na véspera, o líder da equipe do responsável também é avisado, e o prazo vencido sobe para a liderança.

Os avisos saem no sino da plataforma e, conforme a preferência de cada pessoa, por e-mail, Slack ou WhatsApp. O resumo diário, quando ligado, reúne os vencidos, os que vencem hoje, os sem responsável e os que estão para conferir. Na agenda, tarefas e prazos fatais aparecem na grade do calendário, com o Google Calendar pessoal de cada advogado ao fundo. Veja também a agenda do escritório.