Software para contencioso de massa: cada processo com dono e prazo

O conceito

O que é um software para contencioso de massa?

É o sistema que permite a um escritório conduzir centenas ou milhares de processos parecidos sem perder o controle de nenhum deles. Ele recebe o que chega dos tribunais, transforma cada publicação em prazo e tarefa com responsável, gera as peças a partir de modelos e mostra ao gestor e ao cliente onde está cada processo. No JudCase, tudo isso acontece sobre o mesmo cadastro do processo, sem planilha paralela.

Numa carteira de massa, o risco raramente está na complexidade de um processo isolado. Está na repetição: a mesma tese em mil ações, as mesmas intimações chegando todos os dias, a mesma peça adaptada para partes diferentes. Quando esse fluxo depende de alguém copiar a publicação para uma planilha e avisar o colega, o erro aparece justamente no volume.

Por isso o JudCase organiza o trabalho em carteiras, de defesa ou de recuperação, com etapas, responsáveis e modelos próprios. Se você quer entender o modelo de atuação antes de escolher uma ferramenta, leia o nosso guia sobre contencioso de massa. Para o panorama do que um software jurídico precisa cobrir em cada tipo de escritório, veja o guia completo.

Captura

Como o JudCase captura publicações, intimações e andamentos?

Automaticamente, por mais de um caminho. As publicações do Diário de Justiça Eletrônico Nacional (DJEN) são coletadas pela OAB dos advogados do escritório e pelo número dos processos com monitoramento ligado, em quatro horários fixos ao longo do dia, com uma recoleta à noite. As citações e intimações do Domicílio Judicial Eletrônico entram pela conexão do escritório, e os andamentos chegam pela consulta ao DataJud, do CNJ.

Tudo cai numa caixa única de movimentações, separada em publicações e andamentos. A publicação que casa com um processo do acervo já aparece vinculada a ele. A que não encontra processo pode virar um processo novo ou uma nova demanda em poucos cliques, sem redigitar os dados do diário.

Também é possível atualizar o processo direto no tribunal, pelo PJe, e buscar os autos de uma carteira inteira, de uma seleção ou de um filtro do acervo. O detalhe de cada fonte está na página de prazos e andamentos.

• Andamentos classificados como decisórios ou de expediente, com um dicionário de termos que o escritório pode editar.
• Citações do Domicílio pendentes de ciência ficam em destaque, para ninguém perder a janela de confirmação.
• Intimação sem prazo informado pelo tribunal não recebe prazo inventado: vai para análise da equipe.
• A credencial do Domicílio é guardada cifrada e nunca volta a ser exibida.

Prazos

Como o prazo é calculado e conferido?

O JudCase conta o prazo no calendário forense do processo, em dias úteis ou corridos conforme o rito, e devolve dois números: o prazo fatal e o prazo interno, com a margem de segurança que você escolher. A memória do cálculo fica registrada dia a dia, junto com as regras aplicadas, para qualquer pessoa conferir depois.

O calendário combina a base de feriados e recessos por estado, tribunal e comarca com os dias que o próprio escritório cadastra. Quando um dia é incluído ou removido, os prazos abertos que passam por ele são recalculados e a equipe vê o que mudou, prazo a prazo.

Quando o texto da publicação deixa dúvida sobre o prazo, ele nasce marcado para conferência e com a tarefa “Conferir prazo” para o responsável. A conferência fecha de três formas: confirmando o prazo lido, informando a data correta ou registrando que não há prazo. Nada disso depende de alguém lembrar de abrir a publicação.

• Avisos ao responsável nos marcos do perfil de alerta, contados em dias úteis antes do vencimento.
• Escalonamento na véspera e depois do vencimento, para quem o perfil indicar ou para os gestores.
• Resumo diário, se você ligar, com o que venceu, o que vence hoje, o que está sem responsável e o que falta conferir.

Distribuição

Como distribuir milhares de tarefas para a equipe sem planilha?

Por regras definidas uma vez na esteira do escritório. Cada tipo de publicação ou de comunicação vira uma tarefa com responsável, prazo e checklist já combinados, e as exceções mandam o caso para outra pessoa ou outro time. Times em rodízio escolhem a pessoa na hora da atribuição, então a carga se espalha sem ninguém precisar dividir à mão.

As exceções olham para o que importa no contencioso de massa: tipo de comunicação e de documento, tribunal, órgão julgador, classe processual, etiquetas do processo, palavras no texto da publicação e o cliente da carteira. Antes de salvar uma mudança, você simula o impacto e vê quantas tarefas seriam afetadas; aplicar a regra aos prazos já abertos roda em segundo plano.

No dia a dia, cada advogado abre o seu painel com o que vence e o que chegou, e o gestor vê o escritório inteiro, com a produtividade e a pontualidade da equipe. Quem não é gestor enxerga só os prazos pelos quais responde ou que criou, e essa regra vale no servidor. A visão completa do processo, das partes à linha do tempo, está em gestão de processos.

Peças

Como gerar peças em lote sem abrir mão da revisão humana?

Pelo acervo de modelos de cada carteira. O JudCase escolhe o modelo que se aplica a cada processo, preenche com os dados do caso e gera a peça de até 200 processos de uma vez. Cada peça passa por um fluxo de revisão antes do protocolo, e nenhuma é aprovada enquanto houver pendência aberta.

O fluxo é simples de acompanhar: rascunho, em revisão, aprovada ou devolvida com uma nota, e por fim protocolada, com o número e a data do protocolo registrados no processo. Em cada carteira, você decide se a aprovação precisa ser feita por outra pessoa, diferente de quem enviou a peça para revisão.

O que falta para completar a peça vira pergunta na mesa de trabalho do processo. As perguntas ao cliente podem ser exportadas e respondidas em planilha, e uma resposta padrão pode ser usada em todos os processos do mesmo tema de uma só vez.

A IA jurídica embarcada lê as publicações e a petição inicial para montar a ficha do processo, e tudo o que é estimativa sai marcado como estimativa. Para perguntar sobre a operação em português, existe a NowPro AI, a IA jurídica do JudCase, que monta o briefing do caso e executa ações só depois da sua confirmação.

Relatórios

Como mostrar ao cliente o andamento da carteira?

Com o relatório mensal do cliente, gerado pela própria carteira em PDF ou Word, com a marca do escritório. Ele traz a posição da carteira, os números do mês, o fluxo pelas etapas, as pendências do cliente por tema e os destaques do período. Não é preciso montar apresentação à mão no fim de cada mês.

• Números do mês: processos, entradas, peças protocoladas, perguntas respondidas e prazos cumpridos.
• Na carteira de recuperação com cobranças, valores recebidos e acordos fechados para quem tem acesso a essa área.
• CPF de parte que aparece no texto sai mascarado, e o relatório fecha com uma nota metodológica sobre os números.
• Exportação da lista de processos da carteira em planilha, com os mesmos filtros da tela.

Implantação

Como colocar uma carteira de processos dentro do JudCase?

Por planilha. Você envia a lista de processos com etapa, valor e responsável, o JudCase mostra uma prévia, reconhece as colunas pelo nome e casa a etapa pelo nome ou por um sinônimo. Os processos que ainda não existem são criados na gravação.

A entrada na carteira é só um retrato do momento: nada dispara sozinho na importação. Depois disso, a coleta passa a alimentar os processos, e a esteira começa a gerar prazos e tarefas a partir das publicações novas.

Atendimento

E o atendimento ao cliente de uma carteira tão grande?

Fica registrado no mesmo caso. Agentes de IA respondem o cliente do escritório dentro das regras que a equipe define e passam a conversa ao advogado quando o assunto pede orientação jurídica. As atualizações saem pelo WhatsApp a partir do CRM, e cada contato entra no histórico do cliente.

Procuração, contrato de honorários e declarações são gerados a partir dos seus modelos e assinados pelo celular via ClickSign, como mostramos em documentos e assinatura. Pedidos de documento, lembretes e retornos por etapa saem das automações para milhares de clientes ao mesmo tempo.

Escolha

O que avaliar ao escolher um software para contencioso de massa?

Comece pela captura e pelo prazo, porque é ali que o volume cobra o preço. Depois veja como as tarefas chegam a cada pessoa, como as peças são geradas e revisadas e o que o cliente recebe no fim do mês. Use a lista abaixo como roteiro de demonstração com qualquer fornecedor, inclusive com a gente.

• As publicações do DJEN e as comunicações do Domicílio Judicial Eletrônico entram sozinhas e vinculadas ao processo?
• O cálculo do prazo usa o calendário da comarca e mostra a memória da contagem?
• Prazo duvidoso é tratado como duvidoso, com conferência, ou vira uma data qualquer?
• A distribuição segue regras com exceções e rodízio, e dá para simular antes de aplicar?
• Dá para gerar peças em lote com revisão e aprovação registradas?
• O cliente recebe um relatório periódico da carteira sem trabalho manual?
• Cada pessoa vê só o que deve ver, com a regra aplicada no servidor?